Hướng dẫn sử dụng máy nhánh trên Web App Portal
Hướng dẫn bật Webphone WebRTC, cấp quyền Micro, kích hoạt thông báo cuộc gọi đến và đàm thoại trực tiếp trên Portal ODS.
Web App Portal ODS tích hợp sẵn trình đàm thoại Webphone trên nền tảng WebRTC tại https://app.ods.vn. Tính năng này cho phép nhân viên tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi trực tiếp trên trình duyệt máy tính mà không cần cài đặt thêm phần mềm bên ngoài.
Trước khi bắt đầu
- Tài khoản người dùng đã được liên kết với một Số máy nhánh (Extension) đang hoạt động trên hệ thống ODS.
- Sử dụng trình duyệt được hỗ trợ: Google Chrome, Microsoft Edge, Cốc Cốc hoặc Mozilla Firefox phiên bản mới nhất.
- Máy tính có kết nối tai nghe kèm micro hoạt động tốt và đường truyền Internet ổn định.
Tổng quan giao diện Webphone
Sau khi đăng nhập vào Portal ODS, hệ thống tự động nhận diện số máy nhánh và kích hoạt dịch vụ Webphone chạy nền:
| Khu vực hiển thị | Vị trí trên màn hình | Chức năng chính |
|---|---|---|
| Nút mở Webphone | Góc dưới bên phải màn hình | Nút tròn màu tím với biểu tượng chiếc điện thoại, dùng để bật hoặc đóng bàn phím quay số ảo. |
| Bàn phím số ảo (Keypad) | Cửa sổ pop-up Webphone | Nhập số điện thoại cần gọi, hiển thị số máy nhánh đang kết nối và nút gọi đi. |
| Khung nhận cuộc gọi đến | Góc dưới màn hình | Hiển thị thông tin người gọi, phát chuông reo và hai nút Trả lời / Từ chối. |
| Thanh điều khiển đàm thoại | Trong phiên cuộc gọi | Các phím thao tác nghiệp vụ: Tắt tiếng (Mute), Giữ máy (Hold), Chuyển tiếp (Transfer) và Bàn phím DTMF. |
Kích hoạt quyền Micro và thông báo cuộc gọi đến
Để đàm thoại và nhận cuộc gọi kịp thời ngay cả khi đang thao tác ở tab khác, người dùng cần cấp quyền sử dụng Microphone và Thông báo (Notifications) trên trình duyệt cũng như hệ điều hành Windows:
Mở menu bảo mật trang web
- Đăng nhập vào trang quản trị tổng đài tại https://app.ods.vn.
- Nhấp vào biểu tượng ổ khóa (hoặc biểu tượng điều chỉnh quyền trang web) nằm ở góc trái của thanh địa chỉ trình duyệt.
Kết quả mong đợiMenu thiết lập nhanh quyền của trang web hiển thị.
Cấp quyền Micro và Thông báo
- Tại danh sách quyền xổ xuống, tìm mục Microphone (Micrô) và chọn Cho phép (Allow).
- Tìm mục Notifications (Thông báo) và chọn Cho phép (Allow).
- Nếu không thấy mục Notifications ở danh sách ngoài, nhấp vào Cài đặt trang web (Site settings), sau đó tìm dòng Notifications và chuyển sang Allow.
- Tải lại trang web (nhấn phím F5) để áp dụng thiết lập.
Kết quả mong đợiTrình duyệt lưu quyền truy cập, nút Webphone màu tím hiển thị sẵn sàng ở góc dưới màn hình.
Thực hiện cuộc gọi đi
Điện thoại viên có thể khởi tạo cuộc gọi trực tiếp từ bàn phím quay số ảo hoặc gọi nhanh một chạm từ dữ liệu trên Portal:
Mở bàn phím quay số ảo
Nhấp vào nút điện thoại tròn màu tím ở góc dưới bên phải màn hình Portal để mở cửa sổ bàn phím số.
Kết quả mong đợiCửa sổ bàn phím số ảo hiển thị kèm thông tin số máy nhánh đang kết nối.
Nhập số điện thoại cần gọi
Nhập số điện thoại khách hàng hoặc số máy nhánh nội bộ bằng cách nhấp các phím số ảo trên màn hình hoặc gõ trực tiếp từ bàn phím máy tính.
Kết quả mong đợiDãy số hiển thị trên thanh số gọi của Webphone.
Bắt đầu cuộc gọi
Nhấp vào nút Gọi (biểu tượng chiếc điện thoại màu xanh lá) để bắt đầu kết nối cuộc gọi.
Kết quả mong đợiHệ thống phát tín hiệu hồi chuông và chuyển sang màn hình đàm thoại khi đối phương nhấc máy.
Tiếp nhận và điều khiển cuộc gọi
Khi có cuộc gọi từ khách hàng hoặc nội bộ chuyển đến máy nhánh của bạn:
- Một khung thông báo cuộc gọi đến xuất hiện tức thì ở góc màn hình kèm âm thanh chuông reo và tên khách hàng (nếu đã lưu trong CRM).
- Nhấp nút Trả lời (màu xanh lá) để nhấc máy đàm thoại hoặc nút Từ chối (màu đỏ) để ngắt cuộc gọi.
Trong quá trình đàm thoại, thanh công cụ cuộc gọi trên Portal cung cấp các phím điều khiển nghiệp vụ:
| Phím chức năng | Thao tác thực hiện | Mục đích sử dụng |
|---|---|---|
| Tắt tiếng (Mute) | Nhấp biểu tượng Micro | Tạm dừng truyền âm thanh từ phía điện thoại viên để trao đổi nội bộ. Nhấp lại để bật lại micro. |
| Giữ máy (Hold) | Nhấp biểu tượng Tạm dừng | Giữ cuộc gọi kèm nhạc chờ của doanh nghiệp để nhân viên tra cứu tài liệu. Nhấp lại để tiếp tục đàm thoại. |
| Chuyển tiếp (Transfer) | Nhấp biểu tượng Mũi tên | Chuyển cuộc gọi đang nghe sang một máy nhánh nội bộ khác hoặc số điện thoại bên ngoài. |
| Bàn phím DTMF | Nhấp biểu tượng Lưới phím | Mở bàn phím số để tương tác với các hệ thống tổng đài tự động yêu cầu bấm phím theo menu (IVR). |
| Kết thúc cuộc gọi | Nhấp biểu tượng Điện thoại đỏ | Ngắt kết nối và đóng phiên đàm thoại. |
Kiểm tra kết quả
Xác nhận Webphone trên Web App Portal hoạt động chính xác qua các tiêu chí sau:
- Nút mở Webphone hiển thị: Nút tròn màu tím với biểu tượng điện thoại xuất hiện cố định ở góc dưới bên phải màn hình sau khi đăng nhập.
- Tiếp nhận cuộc gọi và chuông reo: Thử nghiệm dùng số máy nhánh khác gọi đến, màn hình hiển thị pop-up cuộc gọi đến rõ ràng và chuông reo đúng loa máy tính.
- Chất lượng đàm thoại hai chiều: Thực hiện cuộc gọi thử nghiệm để đảm bảo âm thanh hai chiều nghe rõ ràng, không bị rè hoặc trễ tiếng.
- Ghi nhận lịch sử cuộc gọi: Sau khi gác máy, thông tin cuộc gọi và file ghi âm xuất hiện đầy đủ trong menu Tổng đài → Lịch sử cuộc gọi.
Xử lý sự cố thường gặp
Nguyên nhân:
- Trình duyệt chưa được cấp quyền Notifications hoặc địa chỉ
app.ods.vnchưa nằm trong danh sách cho phép. - Hệ điều hành Windows đang bật chế độ Không làm phiền (Do Not Disturb / Focus Assist) làm giấu thông báo.
Cách xử lý:
- Nhấp vào biểu tượng ổ khóa ở đầu thanh địa chỉ trình duyệt, đảm bảo mục Notifications được đặt là Cho phép (Allow).
- Mở trung tâm thông báo Windows (góc dưới cùng bên phải thanh Taskbar) và tắt chế độ Focus Assist / Do Not Disturb.
Nguyên nhân:
- Quyền truy cập Micro trên trình duyệt đã bị từ chối hoặc máy tính chưa cắm tai nghe có micro.
Cách xử lý:
- Kiểm tra lại jack cắm hoặc kết nối Bluetooth của tai nghe với máy tính.
- Nhấp vào biểu tượng ổ khóa ở góc trái thanh địa chỉ trình duyệt, chọn Cho phép (Allow) tại mục Microphone (Micro).
- Nhấn F5 để tải lại trang Portal.
Nguyên nhân:
- Tài khoản người dùng đang đăng nhập chưa được gán Số máy nhánh (Extension) trong hệ thống ODS.
Cách xử lý: Yêu cầu Quản trị viên truy cập mục Người dùng → Danh sách người dùng, tìm tài khoản của bạn, nhấn Sửa (icon cây bút) và chọn số máy nhánh tương ứng tại mục Số máy nhánh, sau đó nhấn Cập nhật. Đăng xuất và đăng nhập lại Portal để kích hoạt.
Nguyên nhân:
- Thiết bị đầu ra (Loa/Tai nghe) hoặc đầu vào (Micro) bị chọn sai trong cài đặt âm thanh của hệ điều hành.
- Mạng nội bộ văn phòng bật tường lửa chặn các gói tin thoại WebRTC (giao thức UDP/RTP).
Cách xử lý:
- Kiểm tra cài đặt Sound Settings trên Windows/macOS, đảm bảo Output và Input đã chọn đúng tai nghe đang sử dụng.
- Thử chuyển sang mạng Internet khác (hoặc phát 4G từ điện thoại) để kiểm tra xem hệ thống tường lửa mạng công ty có chặn dải cổng thoại hay không.
Bài viết liên quan
Tổng quan thiết lập máy nhánh
So sánh và lựa chọn phương án thiết bị máy nhánh phù hợp cho doanh nghiệp.
Tạo và cấu hình số máy nhánh trên Portal
Hướng dẫn quản trị viên khởi tạo máy nhánh, gán số extension và cấu hình nghe gọi.
Tạo tài khoản và phân quyền người dùng
Cách liên kết số máy nhánh với tài khoản người dùng và thiết lập quyền truy cập.
Cài đặt ứng dụng ODS Phone trên iOS
Biến iPhone và iPad thành máy nhánh tổng đài nội bộ cơ động mọi lúc mọi nơi.