Thiết lập danh sách tổ chức
Hướng dẫn khởi tạo và quản lý danh sách công ty, doanh nghiệp B2B (Tổ chức) trên ODS Portal để liên kết hồ sơ khách hàng tập trung.
Phân hệ Danh sách tổ chức trên ODS Portal phục vụ mô hình kinh doanh B2B. Tính năng này cho phép doanh nghiệp khởi tạo danh bạ các công ty, cơ quan hoặc chi nhánh đối tác. Một tổ chức có thể liên kết với nhiều người liên hệ (khách hàng cá nhân), giúp điện thoại viên nhanh chóng nhận diện khách hàng đang thuộc công ty nào khi có cuộc gọi đến.
1. Giao diện quản lý danh sách tổ chức
Để truy cập, từ thanh điều hướng bên trái, chọn Khách hàng ➔ Cài đặt ➔ Danh sách tổ chức (/mini-crm/organization).
Trang quản lý cung cấp các công cụ vận hành tiêu chuẩn:
- Thanh tìm kiếm: Nhập tên công ty, số điện thoại hoặc email để tra cứu tức thì.
- Bộ công cụ Excel: Hỗ trợ Xuất excel, Nhập dữ liệu từ excel và Download file excel mẫu để nhập danh bạ doanh nghiệp hàng loạt.
- Bảng dữ liệu: Thống kê danh sách gồm các cột TÊN TỔ CHỨC, EMAIL, SỐ ĐIỆN THOẠI, ĐỊA CHỈ, FAX, CREATEAT và THAO TÁC.
2. Thêm mới tổ chức thủ công
Khi phát sinh một đối tác hoặc doanh nghiệp mới, bạn thực hiện tạo hồ sơ theo các bước sau:
Bước 1: Mở cửa sổ tạo mới
Nhấp vào nút màu xanh lá + THÊM MỚI DANH SÁCH TỔ CHỨC ở góc trên bên phải màn hình.
Bước 2: Điền thông tin doanh nghiệp
Cửa sổ THÊM CÔNG TY / TỔ CHỨC xuất hiện. Điền thông tin theo các trường:
| Trường thông tin | Tính bắt buộc | Mô tả nhập liệu |
|---|---|---|
| Tên tổ chức (*) | Bắt buộc | Tên pháp nhân hoặc tên giao dịch của công ty/đối tác. |
| Số điện thoại | Tùy chọn | Số tổng đài hoặc hotline đại diện của doanh nghiệp. |
| Tùy chọn | Hộp thư điện tử liên hệ chính của công ty. | |
| Fax | Tùy chọn | Số fax doanh nghiệp (nếu có). |
| Địa chỉ | Tùy chọn | Địa chỉ trụ sở hoặc văn phòng giao dịch. |
| Website | Tùy chọn | Địa chỉ website doanh nghiệp (VD: https://congty.com). |
| Ghi chú | Tùy chọn | Ghi chú thêm về quy mô, lĩnh vực hoạt động hoặc người phụ trách. |
Bước 3: Lưu hồ sơ
- Nhấp nút màu xanh lá THÊM MỚI để lưu tổ chức vào cơ sở dữ liệu.
- Nhấp Hủy bỏ hoặc biểu tượng
Xở góc trên để hủy thao tác.
3. Cập nhật và xóa tổ chức
Tại cột THAO TÁC của bảng danh sách, bạn có thể thực hiện quản trị từng tổ chức:
Chỉnh sửa thông tin
- Nhấp vào biểu tượng Cây bút (Sửa) tại dòng tổ chức cần cập nhật.
- Cửa sổ CẬP NHẬT CÔNG TY / TỔ CHỨC hiển thị với dữ liệu hiện tại.
- Chỉnh sửa các trường cần thay đổi và nhấn nút màu xanh dương CẬP NHẬT.
Xóa tổ chức
- Nhấp vào biểu tượng Thùng rác (Xóa) tại dòng tổ chức cần xóa bỏ.
- Hộp thoại xác nhận xuất hiện. Chọn Xác nhận để xóa hoặc Hủy để giữ lại.
4. Lưu ý vận hành quan trọng
Liên kết đa khách hàng B2B
Một tổ chức có thể gán cho nhiều khách hàng cá nhân khác nhau trong mục Khách hàng hiện tại hoặc Tiềm năng.
Gán nhanh khi tạo hồ sơ
Tại biểu mẫu Thêm mới khách hàng, chỉ cần chọn tên tổ chức từ danh sách thả xuống 'Tổ chức' để tự động liên kết.
Nhập hàng loạt qua Excel
Sử dụng nút 'Download file excel mẫu' và 'Nhập dữ liệu từ excel' để tải lên đồng thời hàng trăm đối tác doanh nghiệp.
5. Xử lý các tình huống thường gặp
| Tình huống | Nguyên nhân khả dĩ | Hướng dẫn xử lý |
|---|---|---|
| Không tìm thấy tên tổ chức khi tạo khách hàng mới | Tổ chức chưa được khởi tạo hoặc vừa tạo xong nhưng trang chưa đồng bộ. | Đảm bảo tổ chức đã được tạo tại trang này, sau đó tải lại trang (F5) tạo mới khách hàng để dropdown cập nhật danh sách. |
| Không thể xóa tổ chức | Đang có hồ sơ khách hàng liên kết với tổ chức này hoặc tài khoản bị giới hạn quyền. | Chuyển các khách hàng sang tổ chức khác trước khi xóa hoặc liên hệ Quản trị viên (Admin) để kiểm tra phân quyền. |
| Import file Excel báo lỗi cột | Định dạng file tải lên bị sửa đổi tiêu đề cột so với file mẫu. | Bấm Download file excel mẫu, sao chép nội dung vào đúng các cột quy định và thực hiện import lại. |
Xem và chỉnh sửa thông tin
Hướng dẫn tinh gọn quy trình tra cứu hồ sơ khách hàng 360 độ, nghe lại lịch sử cuộc gọi, cập nhật thông tin và quản trị danh bạ trên ODS Portal.
Nhãn khách hàng
Hướng dẫn tạo và quản lý hệ thống nhãn phân loại (Tags) có mã màu trực quan trên ODS Portal để gắn thẻ khách hàng và tối ưu chiến dịch chăm sóc.