ODS
Hướng dẫn sử dụngQuản lý khách hàng

Nhập dữ liệu khách hàng vào hệ thống

Hướng dẫn chi tiết 2 phương thức nhập dữ liệu khách hàng trên ODS Portal: Thêm mới thủ công từng hồ sơ và nhập danh bạ hàng loạt từ file Excel chuẩn hóa.

Hệ thống ODS AI Contact Center cung cấp hai phương thức linh hoạt để khởi tạo dữ liệu danh bạ khách hàng vào phân hệ Mini CRM:

  1. Thêm thủ công: Phù hợp khi nhân viên tiếp nhận cuộc gọi lẻ tẻ trong ca trực và cần tạo nhanh hồ sơ cho một khách hàng mới.
  2. Nhập danh bạ từ file Excel (Import): Phù hợp khi doanh nghiệp cần chuyển đổi toàn bộ danh bạ từ phần mềm cũ, tệp khách hàng tiếp thị hoặc danh sách khách hàng doanh nghiệp lên hệ thống chỉ với một lần tải tệp.

1. Thêm khách hàng thủ công

Phương thức thêm thủ công cho phép bạn khai báo đầy đủ các trường thông tin chi tiết, gán nhiều số điện thoại và nhãn phân loại ngay trên biểu mẫu tạo mới.

Giao diện biểu mẫu thêm mới thông tin khách hàng trên ODS Portal

Bước 1: Mở giao diện tạo mới

  1. Truy cập vào menu Khách hàng ở thanh điều hướng bên trái.
  2. Chọn phân mục muốn thêm: Khách hàng hiện tại (/mini-crm/customer-list) hoặc Khách hàng tiềm năng (/mini-crm/lead-list).
  3. Nhấp vào nút màu xanh lá + THÊM MỚI KHÁCH HÀNG HIỆN TẠI (hoặc + THÊM MỚI KHÁCH HÀNG TIỀM NĂNG) ở góc trên bên phải màn hình.

Bước 2: Điền thông tin hồ sơ khách hàng

Biểu mẫu được chia thành 2 cột trường dữ liệu:

Cột / Trường thông tinTính bắt buộcÝ nghĩa và lưu ý nhập liệu
Tên khách hàngBắt buộcNhập họ và tên đầy đủ của khách hàng (kèm lựa chọn danh xưng: Anh, Chị, Ông, Bà, Khác).
Giới tínhTùy chọnChọn Nam hoặc Nữ trong danh sách thả xuống.
Ngày sinhTùy chọnĐịnh dạng DD/MM/YYYY, hỗ trợ các chiến dịch tri ân sinh nhật.
Email 1Tùy chọnHộp thư điện tử liên hệ. Nhấp Thêm email nếu khách hàng sử dụng nhiều địa chỉ email.
Số điện thoại 1Bắt buộcSố di động hoặc số bàn chính (10 chữ số). Nhấp Thêm số điện thoại nếu khách có thêm số phụ.
Phân loại khách hàngBắt buộcChọn nhóm lưu trữ: KH hiện tại hoặc KH tiềm năng.
Nhãn khách hàngTùy chọnChọn các thẻ phân loại nghiệp vụ (như VIP, Ưu tiên, Đang liên hệ...).
Tổ chứcTùy chọnChọn Doanh nghiệp hoặc Chi nhánh liên kết nếu là khách hàng B2B.
Địa chỉTùy chọnĐịa chỉ liên hệ hoặc văn phòng của khách hàng.
Thông tinTùy chọnCác ghi chú đặc biệt về sở thích, nhu cầu hoặc lưu ý đàm thoại.

Bước 3: Lưu hồ sơ

  • Sau khi kiểm tra tính chính xác của các trường bắt buộc (Tên khách hàng, Số điện thoại 1), nhấp nút + THÊM MỚI màu xanh lá ở góc dưới bên phải.
  • Nếu muốn hủy bỏ thao tác, nhấp Hủy bỏ để quay lại danh sách.

2. Nhập danh sách khách hàng từ file Excel (Import)

Tính năng nhập từ Excel giúp đưa hàng trăm hoặc hàng nghìn liên hệ khách hàng lên hệ thống trong vài giây.

Thanh công cụ quản trị dữ liệu và nhập xuất Excel trên ODS Portal

Bước 1: Tải file mẫu Excel chuẩn của hệ thống

  1. Tại màn hình danh sách khách hàng, tìm thanh công cụ phía trên bảng dữ liệu.
  2. Nhấp vào nút màu vàng cam Download file excel mẫu.
  3. Trình duyệt sẽ tự động tải tệp tin mẫu định dạng .xlsx về máy tính.

Luôn sử dụng file mẫu chuẩn: Định dạng cột và thứ tự dữ liệu trong file mẫu được thiết kế khớp tuyệt đối với cấu trúc cơ sở dữ liệu ODS. Tuyệt đối không xóa hoặc thay đổi tên các tiêu đề cột trong hàng đầu tiên của file mẫu.

Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu khách hàng trên file Excel

Mở tệp tin mẫu vừa tải và nhập dữ liệu theo quy chuẩn:

Tên cột trong fileTính bắt buộcĐịnh dạng chuẩnVí dụ dữ liệu
Tên khách hàngBắt buộcDạng chuỗi (Text), tối đa 255 ký tựNguyễn Văn An
Số điện thoạiBắt buộcDạng chuỗi (Text), 10 chữ số, bắt đầu bằng số 00901234567
EmailTùy chọnEmail hợp lệ[email protected]
Giới tínhTùy chọnNam hoặc NữNam
Nhãn phân loạiTùy chọnTên nhãn đã khởi tạo sẵn trên PortalVIP
Tổ chứcTùy chọnTên doanh nghiệp/tổ chứcCông ty Cổ phần ABC
Địa chỉTùy chọnVăn bản tự do123 Cách Mạng Tháng 8, Q.10
Ghi chúTùy chọnVăn bản tự doKhách hàng gọi vào từ chiến dịch tháng 10

Bước 3: Tải file dữ liệu lên hệ thống

  1. Sau khi điền xong và lưu file Excel trên máy tính, quay lại giao diện Portal ODS.
  2. Nhấp vào nút màu xanh tím Nhập dữ liệu từ excel.
  3. Cửa sổ chọn tệp tin của hệ điều hành xuất hiện. Chọn file Excel .xlsx hoặc .xls bạn vừa chuẩn bị.
  4. Hệ thống sẽ tiến hành đọc dữ liệu và nạp danh bạ tự động vào bảng danh sách khách hàng.

Bước 4: Kiểm tra và đối chiếu sau khi nhập

  1. Khi quá trình nhập hoàn tất, bảng dữ liệu sẽ tự động tải lại và hiển thị các bản ghi mới.
  2. Kiểm tra cột STT, TÊN KHÁCH HÀNG, SỐ ĐIỆN THOẠI và NHÃN PHÂN LOẠI để đảm bảo dữ liệu hiển thị chính xác.
  3. Sử dụng ô tìm kiếm từ khóa để tra cứu thử một vài số điện thoại vừa nhập.

3. Quy chuẩn định dạng dữ liệu Excel

Để tránh lỗi hệ thống không nhận diện được số điện thoại hoặc bị mất số 0 ở đầu khi tải lên, tệp dữ liệu Excel cần đáp ứng 3 nguyên tắc sau:

Định dạng kiểu Text

Luôn chuyển cột Số điện thoại sang định dạng Text trước khi nhập liệu để bảo toàn chữ số 0 đầu tiên.

Không dùng ký tự lạ

Số điện thoại chỉ bao gồm các chữ số liền nhau, không chứa khoảng trắng, dấu chấm, gạch ngang hay dấu ngoặc.

Chống trùng lặp SĐT

Mỗi số điện thoại chỉ nên gán cho một khách hàng duy nhất để đảm bảo cơ chế hiển thị cuộc gọi chuẩn xác.

Bảng đối chiếu dữ liệu mẫu (Hợp lệ vs Cần tránh)

Tiêu chuẩn kiểm traHướng dẫn xử lýĐịnh dạng HỢP LỆ (Nên dùng)Định dạng LỖI (Cần tránh)
Số di độngĐủ 10 chữ số, giữ nguyên số 0 ở đầu0901234567 (hoặc '0901234567)901234567 (Mất số 0 do định dạng Number)
Số cố định (Bàn)Kèm mã vùng, viết liền không khoảng cách02877777788(028) 7777-7788, 028.7777.7788
Khoảng cách trắngKhông chứa ký tự space ở đầu, giữa hoặc cuối09881234560988 123 456 (Chứa dấu cách giữa các số)
Email liên hệĐúng định dạng hộp thư điện tử tiêu chuẩn[email protected]khachhang@, khachhang.com

Mẹo nhập liệu nhanh trong Excel

Khi nhập số điện thoại bắt đầu bằng số 0, bạn có thể gõ thêm dấu nháy đơn (') ở đầu (ví dụ: '0901234567). Excel sẽ tự động nhận diện ô dữ liệu là chuỗi văn bản (Text) và giữ nguyên toàn bộ chữ số mà không cần phải định dạng lại toàn bộ cột.

4. Xử lý các tình huống thường gặp (Troubleshooting)

Sự cố phát sinhNguyên nhân khả dĩHướng dẫn khắc phục
Bấm "Nhập dữ liệu từ excel" nhưng không thấy phản hồiTệp tin tải lên có dung lượng quá lớn hoặc không đúng đuôi .xlsx / .xls.Kiểm tra định dạng tệp tin. Nếu danh sách quá lớn (trên 10.000 dòng), hãy chia nhỏ file thành từng đợt để import mượt mà hơn.
Số điện thoại bị mất số 0 đầu tiên sau khi importCột số điện thoại trong file Excel bị để ở định dạng Number.Định dạng lại cột Số điện thoại sang kiểu Text trong Excel, lưu lại và thực hiện tải lên lại.
Nhập xong nhưng không thấy xuất hiện trong danh sáchKhách hàng được nhập vào phân loại đối lập (ví dụ nhập vào nhóm Tiềm năng nhưng đang xem ở nhóm Hiện tại).Kiểm tra lại phân loại khách hàng bằng cách chuyển qua lại giữa 2 menu: Khách hàng hiện tại và Khách hàng tiềm năng.
Cần sao lưu danh bạ trước khi nhập đợt mớiĐề phòng dữ liệu bị ghi đè hoặc sai sót khi tải hàng loạt.Nhấp nút Xuất excel màu xanh lá trên thanh công cụ để tải toàn bộ danh bạ hiện có về máy tính trước khi thực hiện import mới.

Tổng quan chức năng

Hướng dẫn toàn diện về phân hệ Quản lý khách hàng (Mini CRM) trên ODS AI Contact Center: quản lý danh bạ, phân loại khách hàng hiện tại và tiềm năng, tích hợp cuộc gọi và định tuyến thông minh.

Xem và chỉnh sửa thông tin

Hướng dẫn tinh gọn quy trình tra cứu hồ sơ khách hàng 360 độ, nghe lại lịch sử cuộc gọi, cập nhật thông tin và quản trị danh bạ trên ODS Portal.

On this page

1. Thêm khách hàng thủ côngBước 1: Mở giao diện tạo mớiBước 2: Điền thông tin hồ sơ khách hàngBước 3: Lưu hồ sơ2. Nhập danh sách khách hàng từ file Excel (Import)Bước 1: Tải file mẫu Excel chuẩn của hệ thốngBước 2: Chuẩn bị dữ liệu khách hàng trên file ExcelBước 3: Tải file dữ liệu lên hệ thốngBước 4: Kiểm tra và đối chiếu sau khi nhập3. Quy chuẩn định dạng dữ liệu ExcelBảng đối chiếu dữ liệu mẫu (Hợp lệ vs Cần tránh)4. Xử lý các tình huống thường gặp (Troubleshooting)