Hướng dẫn xem và chỉnh sửa thông tin khách hàng

Hướng dẫn tinh gọn quy trình tra cứu hồ sơ khách hàng 360 độ, nghe lại lịch sử cuộc gọi, cập nhật thông tin và quản trị danh bạ trên ODS Portal.

Hệ thống ODS AI Contact Center tích hợp giao diện ngăn kéo thông minh (Side Drawer), cho phép xem nhanh hồ sơ và nghe lại lịch sử cuộc gọi ngay trên cùng một màn hình mà không cần tải lại trang.

1. Tra cứu và xem chi tiết hồ sơ khách hàng

Khi nhấp vào tên khách hàng từ bảng danh sách, ngăn kéo tương tác 360° sẽ trượt ra từ cạnh phải màn hình.

Ngăn kéo hiển thị thông tin khách hàng và lịch sử tương tác trên ODS Portal

Bước 1: Tìm kiếm khách hàng

Truy cập menu Khách hàng ➔ Chọn Khách hàng hiện tại hoặc Khách hàng tiềm năng.
Nhập Tên, Số điện thoại hoặc Email vào ô tìm kiếm ➔ Bấm Tìm kiếm.

Bước 2: Mở ngăn kéo chi tiết

Nhấp chuột trực tiếp vào Tên khách hàng tại cột TÊN KHÁCH HÀNG.
Ngăn kéo bên phải sẽ hiển thị hai khu vực chức năng chính:

Lịch sử tương tác (Bên trái)

Lọc theo kênh (Tổng đài, Zalo...) và mốc thời gian. Cho phép nghe lại file ghi âm và kiểm tra trạng thái từng cuộc gọi.

Thông tin khách hàng (Bên phải)

Nhấp vào số điện thoại để gọi ngay (Click-to-Call), thêm số phụ, chuyển đổi trạng thái (Tiềm năng ➔ Hiện tại) và ghi chú ca trực.

2. Chỉnh sửa thông tin khách hàng

Khi cần cập nhật chi tiết địa chỉ, email, tổ chức hoặc gán thêm nhãn phân loại, bạn sử dụng cửa sổ chỉnh sửa tập trung.

Cửa sổ biểu mẫu chỉnh sửa thông tin khách hàng trên ODS Portal

Bước 1: Mở cửa sổ chỉnh sửa

Cách 1: Nhấp vào liên kết xem thêm ở góc trên thanh ngăn kéo chi tiết.
Cách 2: Nhấp biểu tượng Cây bút tại cột THAO TÁC trên bảng danh sách.

Bước 2: Cập nhật thông tin

Cửa sổ THÔNG TIN KHÁCH HÀNG hiển thị các trường dữ liệu được phân nhóm:

Nhóm thông tin	Trường dữ liệu	Lưu ý thao tác
Định danh chính	Tên khách hàng (), Số điện thoại ()	Bắt buộc. Nhấp + Thêm số nếu khách dùng nhiều số điện thoại.
Phân loại	Nhóm khách hàng, Nhãn (Tags)	Chọn KH hiện tại hoặc KH tiềm năng. Nhấp `x` để gỡ bỏ nhãn.
Thông tin cá nhân	Giới tính, Ngày sinh, Email	Chọn Ông / Bà. Nhấp + Thêm email để bổ sung email phụ.
Liên kết & Ghi chú	Tổ chức, Địa chỉ, Thông tin khác	Chọn doanh nghiệp B2B và nhập ghi chú yêu cầu riêng của khách.

Bước 3: Lưu cập nhật

Nhấp nút Lưu thay đổi (màu xanh dương) để hoàn tất.
Nhấp Hủy bỏ hoặc biểu tượng X để thoát mà không lưu.

3. Xóa hồ sơ khách hàng

Khi số điện thoại không còn hoạt động hoặc hồ sơ bị hủy:

Bước 1: Chọn xóa hồ sơ

Nhấp vào biểu tượng Thùng rác màu đỏ tại cột THAO TÁC trên dòng khách hàng cần xóa.

Bước 2: Xác nhận

Hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận. Nhấp Xác nhận để xóa vĩnh viễn hoặc Hủy để giữ lại dữ liệu.

4. Lưu ý vận hành quan trọng

Chuyển đổi 1-Click

Chuyển khách tiềm năng thành khách chính thức ngay trên ngăn kéo bằng cách đổi trường Phân loại sang 'KH hiện tại'.

Nhật ký ca trực

Ghi chú đàm thoại tự động lưu kèm tên nhân viên và thời gian, giúp ca trực sau nắm bắt trọn vẹn tiến trình tư vấn.

Bảo toàn lịch sử SĐT

Khi khách đổi số, bấm '+ Thêm số' thay vì ghi đè để giữ nguyên dữ liệu các cuộc gọi đã phát sinh từ số cũ.

5. Xử lý các tình huống thường gặp

Tình huống	Nguyên nhân	Cách khắc phục
Bấm tên khách nhưng không mở ngăn kéo	Đang có modal khác mở đè hoặc lỗi cache trang.	Nhấn phím `Esc` để đóng modal, tải lại trang (`F5`) và nhấp lại.
Không thấy nút "Lưu thay đổi"	Khung hiển thị đang zoom lớn làm khuất chân modal.	Cuộn thanh cuộn bên trong modal xuống cuối để thấy nút lưu.
Không thể xóa khách hàng	Tài khoản bị giới hạn quyền trong vai trò nhân viên.	Liên hệ Quản trị viên (Admin) để cấp quyền xóa tại Người dùng > Phân quyền.