Tạo người dùng mới
Hướng dẫn tạo tài khoản người dùng mới trong hệ thống CloudFile.
Trước khi bắt đầu
- Đăng nhập bằng tài khoản có quyền Admin.
- Chuẩn bị tên đăng nhập, tên hiển thị, email công việc, nhóm và quota của nhân viên.
- Không gửi mật khẩu thật qua kênh chat không an toàn.
Cần bổ sung: xác nhận quy tắc mật khẩu, khả năng để trống mật khẩu để gửi email kích hoạt và các trường bắt buộc khi tạo tài khoản (Q-ADMIN-CREATE-01).
Mở trang Accounts
Chọn avatar ở góc trên bên phải, sau đó chọn Accounts.
Kết quả mong đợiTrang quản lý tài khoản xuất hiện.
Mở biểu mẫu New account
Chọn + New account ở đầu cột bên trái.
Kết quả mong đợiBiểu mẫu New account mở ra.
Nhập thông tin tài khoản
Điền các trường theo chính sách của doanh nghiệp:
| Trường | Nội dung |
|---|---|
| Account name | Tên đăng nhập không dấu, không khoảng trắng và duy nhất. |
| Display name | Tên hiển thị của nhân viên. |
| Password hoặc Email | Cung cấp theo yêu cầu của biểu mẫu và chính sách tài khoản. |
| Member of the following groups | Nhóm phòng ban hoặc vai trò của người dùng. |
| Admin of the following groups | Chỉ chọn khi cần giao quyền Group Admin. |
| Quota | Hạn mức lưu trữ phù hợp. |
| Manager | Người quản lý trực tiếp nếu đơn vị sử dụng trường này. |
Kết quả mong đợiBiểu mẫu có đủ dữ liệu cần thiết và không báo lỗi trường bắt buộc.
Tạo tài khoản
Kiểm tra lại tên đăng nhập, email, nhóm và quota, sau đó chọn Add new account.
Kết quả mong đợiTài khoản mới xuất hiện trong danh sách Accounts.
Bàn giao truy cập
Gửi cho người dùng domain CloudFile riêng của doanh nghiệp, tên đăng nhập và hướng dẫn đặt hoặc đổi mật khẩu theo quy trình nội bộ.
Kết quả mong đợiNgười dùng có đủ thông tin để thực hiện đăng nhập lần đầu.
Kiểm tra kết quả
- Tài khoản xuất hiện trong All accounts với đúng tên hiển thị và email.
- Người dùng thuộc đúng nhóm và có quota đã chọn.
- Người dùng đăng nhập được bằng domain riêng của doanh nghiệp.
- Không có mật khẩu thật hoặc thông tin nhạy cảm trong tài liệu bàn giao công khai.
Xử lý sự cố
Chọn một định danh khác theo quy tắc đặt tên của doanh nghiệp. Kiểm tra cả tài khoản cũ chưa được xử lý offboarding trước khi tạo biến thể mới.
Làm theo thông báo trên biểu mẫu và chính sách mật khẩu của hệ thống. Không dùng ví dụ mật khẩu có thể bị hiểu là thông tin đăng nhập thật.
Kiểm tra nhóm đã được tạo hay chưa. Nếu chưa có, tạo nhóm trước rồi quay lại gán tài khoản.
Kiểm tra email đã nhập, thư rác và cấu hình gửi mail của hệ thống. Nếu cần, liên hệ đơn vị quản trị dịch vụ.