Soạn thảo với Online Office
Hướng dẫn mở, tạo và cùng chỉnh sửa tài liệu văn phòng trực tiếp trong CloudFile.
Trước khi bắt đầu
- Đăng nhập CloudFile trên trình duyệt và mở Files.
- Nguồn GitBook liệt kê các định dạng tài liệu
.docx,.doc,.odt; bảng tính.xlsx,.xls,.ods; trình chiếu.pptx,.ppt,.odp. - Để cùng chỉnh sửa, bạn cần chia sẻ tệp cho người dùng hoặc nhóm trước.
Cần bổ sung: xác nhận Online Office đã được tích hợp, cơ chế tự lưu và mức độ tương thích định dạng/phông chữ trên hệ thống đang cung cấp (Q-OFFICE-01).
Mở và chỉnh sửa tài liệu
Chọn tài liệu
Trong Files, chọn một tài liệu, bảng tính hoặc bản trình chiếu thuộc định dạng được hỗ trợ.
Kết quả mong đợiTài liệu mở trong trình soạn thảo trên trình duyệt.
Chỉnh sửa nội dung
Dùng thanh công cụ của Online Office để nhập nội dung, định dạng văn bản hoặc cập nhật bảng tính và trình chiếu.
Kết quả mong đợiThay đổi xuất hiện trong tài liệu đang mở.
Kiểm tra trạng thái lưu
Chờ giao diện báo tài liệu đã lưu trước khi đóng tab hoặc quay lại danh sách tệp.
Kết quả mong đợiPhiên bản mới nhất được ghi nhận trong CloudFile.
Tạo tài liệu mới
Mở menu New
Trong thư mục cần lưu, chọn dấu + hoặc New.
Kết quả mong đợiMenu tạo nội dung mới xuất hiện.
Chọn loại tài liệu
Chọn New Document, New Spreadsheet hoặc New Presentation, nhập tên tệp rồi xác nhận.
Kết quả mong đợiTệp mới được tạo và mở trong Online Office.
Cùng chỉnh sửa
Chia sẻ tài liệu
Mở bảng chia sẻ của tệp, nhập người dùng hoặc nhóm và cấp quyền chỉnh sửa.
Kết quả mong đợiNgười nhận có thể mở tài liệu theo quyền được cấp.
Làm việc đồng thời
Khi nhiều người cùng mở tệp, theo dõi avatar hoặc con trỏ của cộng tác viên. Dùng khu vực chat hoặc comment của trình soạn thảo khi cần trao đổi về nội dung.
Kết quả mong đợiCác thay đổi của cộng tác viên xuất hiện trong cùng phiên tài liệu.
Kiểm tra kết quả
- Tài liệu mở ngay trên trình duyệt mà không cần tải xuống để chỉnh sửa.
- Tệp mới xuất hiện đúng thư mục và đúng tên.
- Người được chia sẻ có thể mở, chỉnh sửa hoặc bình luận theo quyền đã cấp.
- Trạng thái lưu xác nhận thay đổi đã được ghi nhận.
Xử lý sự cố
Kiểm tra định dạng tệp có nằm trong danh sách nguồn hỗ trợ hay không. Nếu đúng định dạng nhưng vẫn không mở, liên hệ Admin kiểm tra tích hợp Online Office.
Mở lại bảng chia sẻ và kiểm tra quyền chỉnh sửa. Nếu tệp được chia sẻ qua nhóm, xác nhận người nhận thuộc đúng nhóm.
Kiểm tra phông chữ đang dùng có sẵn trong trình soạn thảo hay không. Với tài liệu quan trọng, đối chiếu lại bố cục sau khi mở và trước khi xuất bản.
Giữ tab mở, chờ trạng thái lưu hoàn tất rồi tải lại tài liệu để kiểm tra nội dung mới nhất.